Expertise 01 - Terrain
Chef de projet événementiel à Paris.
Cérémonies, intégrations, événements presse et VIP : je conçois, je coordonne et je tiens le conducteur jusqu'à la dernière minute. Avec, toujours, une question en tête : qu'est-ce qui peut être simplifié pour les participants et les équipes ?
- Plus grand événement
- 3 500 personnes
- Intégration
- 400 participants
- Secteurs
- Enseignement sup., hôtellerie-loisirs
- Zone
- Paris, IDF & France
Du cahier des charges au rangement des barrières.
Conception & cadrage
Objectifs, publics, format, budget prévisionnel et rétroplanning partagé avec toutes les parties prenantes.
Logistique & prestataires
Lieux, traiteurs, technique, sécurité, transport : consultation, négociation et coordination.
Conducteur & jour J
Conducteur minute par minute, briefing des équipes, gestion du flux et des imprévus sur le terrain.
Presse & VIP
Accueil des journalistes et invités privilégiés, visites, shootings, tournages, éléments de langage.
Vie associative
Accompagnement des BDE et associations : galas, soirées, tournois, intégrations, sécurité et prévention.
Digitalisation de l'événement
Inscriptions, billetterie en ligne, communication participants, parcours d'accueil et mesure des résultats.
Des événements où l'erreur ne pardonne pas.
- ISG · ParisCérémonie
Cérémonies de remise des diplômes (3 500 personnes)
Coordination globale des cérémonies : lieux, flux d'invités, prestataires, déroulé, équipes d'accueil. Un public exigeant, des familles venues de loin, aucune seconde chance.
- ISG · ParisIntégration
Week-ends d'intégration (400 participants)
Organisation avec les associations étudiantes : transport, hébergement, programme, sécurité et prévention.
- ISG · tous campusConcours
Concours d'admission, de bout en bout digitalisés
Jurys, salles, sujets, convocations : l'organisation des concours passe du tableur et des impressions à une plateforme que j'ai conçue. Voir le projet →
- Club Med · ParisPresse
Événements presse & programme VIP
Organisation d'événements presse, gestion du programme VIP, préparation des shootings, tournages et visites presse en resort.
- Club Med · AlpesHospitalité
Guest relation en resort
Accueil, check-in/check-out, suivi des demandes, attentions personnalisées : l'expérience client vue de l'intérieur.
Un conducteur, pas une improvisation.
Chaque événement suit la même colonne vertébrale. C'est elle qui laisse de la place pour l'imprévu.
- J-60
Cadrage
Objectifs mesurables, public, contraintes, budget, rétroplanning et répartition des rôles.
- J-30
Production
Réservations, contrats prestataires, plan de communication, supports, plan de prévention.
- J-15
Digitalisation
Ouverture des inscriptions et de la billetterie, communication participants, listes d'accueil.
- Jour J
Exploitation
Briefing, conducteur minute par minute, points de contrôle, gestion des imprévus.
- J+1
Bilan
Retours participants et équipes, chiffres clés, budget réel, axes d'amélioration pour l'édition suivante.
Ce qu'on me demande souvent.
Proposez-vous des missions en freelance ?
Oui. J'interviens en freelance pour organiser un événement, piloter une édition de bout en bout ou digitaliser les inscriptions et la billetterie.
Quels types d'événements organisez-vous ?
Cérémonies de remise des diplômes, week-ends d'intégration, galas et soirées étudiantes, événements presse, programmes VIP, accueil de groupes et événements corporate. J'interviens de la conception jusqu'au bilan.
Jusqu'à quelle taille d'événement pouvez-vous intervenir ?
J'ai piloté des cérémonies de remise des diplômes réunissant 3 500 personnes et des week-ends d'intégration de 400 participants. La méthode reste la même pour un événement de 50 personnes : un conducteur précis, des rôles clairs et un plan B pour chaque point sensible.
Où intervenez-vous ?
Je suis basé à Paris et j'interviens principalement en Île-de-France, avec des déplacements possibles partout en France, y compris en station ou en resort.
Pouvez-vous digitaliser les inscriptions et la billetterie d'un événement ?
Oui. C'est même ma spécialité : formulaires d'inscription, billetterie en ligne (par exemple via HelloAsso), convocations automatiques, parcours d'accueil. J'ai conçu la plateforme de gestion des concours de l'ISG et Vie Asso précisément pour ça.